Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument, który chroni obie strony – właściciela i najemcę. Bez niego każdy spór o kaucję zamienia się w grę słowo przeciwko słowu. Warto wiedzieć, jak go prawidłowo sporządzić i co w nim uwzględnić.
Czym jest protokół i kiedy się go sporządza
Protokół zdawczo-odbiorczy to pisemny opis stanu mieszkania w konkretnym momencie, przy wprowadzeniu lub opuszczeniu lokalu. Powinien być sporządzony przy każdym przekazaniu kluczy: zarówno gdy najemca wprowadza się, jak i gdy się wyprowadza. Porównanie obu protokołów to podstawa do oceny, co się zmieniło w trakcie najmu.
Co musi znaleźć się w protokole
Dobrze sporządzony protokół zawiera:
- Datę i strony (imię i nazwisko najemcy, dane właściciela lub zarządcy)
- Adres nieruchomości
- Opis stanu ścian w każdym pomieszczeniu (kolor, ubytki, zabrudzenia)
- Stan podłóg (zarysowania, pęknięcia, uszkodzenia)
- Stan drzwi i okien (zamki, klamki, uszczelki, szyby)
- Stan łazienki i kuchni (armatura, kafelki, fugi, sprzęt)
- Wyposażenie mieszkania (lista mebli i sprzętu AGD z opisem stanu)
- Stan liczników (prąd, gaz, woda) z odczytami
- Klucze i piloty (ilość i rodzaj)
- Dokumentacja fotograficzna: jako załącznik
Jak opisywać stan – konkretnie, nie ogólnie
Unikaj sformułowań takich jak „stan dobry” bez doprecyzowania. Zamiast tego pisz: „ściana w pokoju: farba bez ubytków, małe zabrudzenie w prawym dolnym rogu (ok. 5 cm)” albo „laminat w salonie: jedno zarysowanie przy drzwiach balkonowych, dł. ok. 10 cm”. Im dokładniejszy opis, tym mniej miejsca na interpretacje przy wyprowadzce.
To samo dotyczy stanu instalacji. Uwaga: jeśli protokół wykazuje usterki elektryczne, gazowe lub wodno-kanalizacyjne, naprawę powinien wykonać uprawniony fachowiec – nie wolno usuwać takich usterek samodzielnie.
Zdjęcia jako dowód: jak je robić poprawnie
Samo zdjęcie to za mało, jeśli nie wiadomo, kiedy zostało zrobione. Włącz znacznik czasu w aparacie lub skorzystaj z funkcji daty w telefonie. Fotografuj każde pomieszczenie z kilku kątów i z bliska, szczególnie miejsca, które mogą budzić wątpliwości. W Warszawie wiele agencji nieruchomości robi zdjęcia podczas protokołu – jeśli tego nie robią, zrób to samodzielnie.
Podpisy i kopie: co zrobić po sporządzeniu protokołu
Protokół powinien podpisać zarówno właściciel, jak i najemca. Każda strona zachowuje jeden egzemplarz. Jeśli właściciel odmawia podpisania lub sporządzenia protokołu, wyślij mu własną dokumentację e-mailem z potwierdzeniem odczytu. To tworzy formalny ślad.
Jeśli stan mieszkania wymaga napraw przed sporządzeniem protokołu wyjściowego, złota rączka może pomóc zamknąć listę usterek w jednej wizycie. Zamów to w aplikacji HandyMan24 i ustal z fachowcem dogodny termin.
Przed kolejnym najemcą trzeba coś poprawić? Jak przygotować mieszkanie do ponownego wynajmu, opisuje artykuł o przygotowaniu mieszkania do wynajmu. Wystarczy opisać zadanie w aplikacji i poczekać na oferty fachowców.